Per migliaia di esercenti non è più una questione tecnica riservata agli addetti ai lavori, ma un adempimento concreto da chiudere entro poche ore. Da lunedì 20 aprile 2026 scade infatti il termine fissato dall’Agenzia delle Entrate per collegare i Pos in uso a gennaio 2026 agli strumenti di certificazione dei corrispettivi, cioè ai registratori telematici. L’obbligo riguarda i soggetti che usano questi strumenti per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri.

Il quadro operativo era stato definito con il provvedimento dell’Agenzia del 31 ottobre 2025 e con il successivo avvio del servizio web il 5 marzo 2026, data dalla quale è partito il primo periodo utile per effettuare la comunicazione online. L’Agenzia ha poi ribadito con un comunicato del 17 aprile 2026 che restavano “ancora pochi giorni” per completare l’adempimento.

Come funziona il collegamento tra Pos e registratore telematico

Il collegamento si effettua esclusivamente in modalità digitale, accedendo all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. La stessa operazione può essere eseguita anche tramite la procedura web “Documento Commerciale online” quando i corrispettivi non vengono trasmessi tramite registratore telematico.

La procedura è stata costruita per semplificare il più possibile l’adempimento. Nella guida operativa dell’Agenzia si spiega infatti che il sistema mostra automaticamente all’esercente l’elenco dei Pos intestati al contribuente, già comunicati dagli operatori dei pagamenti, e consente di selezionarli per il collegamento con il registratore telematico. Per completare l’operazione servono la matricola del registratore di cassa telematico e i dati identificativi dello strumento di pagamento.

Chi deve farlo entro il 20 aprile

La scadenza del 20 aprile 2026 riguarda in particolare gli strumenti di pagamento elettronico già in uso a gennaio 2026. Lo scadenzario fiscale dell’Agenzia è molto chiaro: per i Pos attivati successivamente, oppure in caso di variazione dei dati registrati, il collegamento andrà effettuato tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione del Pos.

In pratica, un dispositivo entrato in funzione a marzo dovrà essere associato tra il 6 maggio e il 31 maggio 2026. Una volta superata questa prima finestra straordinaria, il meccanismo diventa quindi strutturale e seguirà quel calendario per ogni nuova attivazione.

Cosa cambia per gli esercenti

Il senso della norma è rafforzare la coerenza tra incassi elettronici e corrispettivi trasmessi al fisco. Il vincolo tra Pos e registratore telematico è stato infatti introdotto per creare un allineamento tecnico tra i flussi di pagamento e quelli fiscali, rendendo più trasparente la tracciabilità delle operazioni. L’Agenzia lo descrive come un collegamento obbligatorio tra gli strumenti di pagamento elettronico, sia fisici sia digitali, e gli strumenti di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

Non tutti i casi, però, rientrano automaticamente nell’obbligo. Nelle FAQ aggiornate al 25 marzo 2026, l’Agenzia precisa che il collegamento non è dovuto se l’esercente utilizza il Pos esclusivamente per incassare pagamenti relativi a operazioni che non sono soggette all’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

Le sanzioni previste per chi non si adegua

Sul piano delle conseguenze, la mancata comunicazione non è un’irregolarità formale di poco conto. La disciplina richiamata dall’Agenzia collega infatti l’inadempimento al regime sanzionatorio previsto per la mancata dotazione o il mancato corretto utilizzo dei registratori telematici. Il quadro operativo e i comunicati dell’Agenzia rimandano alle sanzioni già fissate dalla normativa di riferimento.